Gestione delle scadenze aziendali: come organizzare lo scadenzario dei pagamenti

Il 16 del mese si sta avvicinando, ma tu non sei proprio certa di aver inviato tutti i documenti al commercialista. Forse hai dimenticato di inviare l’ultima fattura, ti è sfuggito quel sollecito di pagamento che ti eri ripromessa di fare una settimana fa o non hai aggiornato i movimenti. Anche stavolta, hai l’impressione di non avere il pieno controllo delle tasse da pagare e vorresti mettere la testa nei conti con più attenzione, ma la tua attività di imprenditrice ti assorbe completamente e la gestione delle scadenze finisce spesso in cavalleria.

In realtà, più che all’amministrazione, vorresti dedicarti ad altro, per esempio a quell’investimento che rimandi da tempo o al corso di formazione che ti piacerebbe organizzare per i tuoi clienti e per i tuoi partner (ma che puntualmente rimandi perché il 16 del mese incombe…).

Stai vivendo anche tu un momento come questo?
È fisiologico. Il passaggio da professionista a start-up e dunque, il passaggio dal lavoro autonomo alla gestione di un’azienda, aumenta il carico amministrativo e burocratico di chi ne è alla guida.

Le scadenze da rispettare si moltiplicano.

Ma c’è un modo per controllarle e vivere con meno affanno la gestione amministrativa: lo scadenziario aziendale. Te ne parlo in questo articolo.

Lo scadenzario aziendale è un registro che serve a organizzare tutto ciò che deve essere pagato e incassato entro una certa data. Per compilarlo, puoi utilizzare un software dedicato o un semplice foglio di calcolo come Excel o i file di Google Drive, l’importante è che sia aggiornato e consultato con regolarità.

È diviso in due parti:

Lo scadenzario passivo raccoglie tutte le uscite, cioè quello che devi pagare tu:

• le scadenze fiscali (F24 per IVA, contributi, ritenute di acconto)
• gli stipendi e i contributi dei dipendenti, se ne hai
• i pagamenti dei fornitori
• le rate di finanziamenti o leasing, se ne hai

Lo scadenzario attivo raccoglie gli incassi attesi, cioè quello che devi ricevere: le fatture emesse ai clienti con le relative scadenze di pagamento.

Per ogni voce, sia attiva che passiva, è utile annotare:

• il riferimento alla fattura
• l’importo
• la data di scadenza
• la data di pagamento effettivo
• il metodo di pagamento (bonifico o RiBa)

Lo strumento visivo più utile per avere il polso della situazione è lo scadenzario con segnalazione cromatica: una fattura che diventa rossa significa che sei sotto scadenza, una che diventa verde indica che hai ancora tempo per sollecitare un accredito.

Avere questi dati completi ti permette di ricostruire in qualsiasi momento la situazione degli incassi e dei pagamenti, ma soprattutto di sapere quanto dovrai pagare e quando: un’informazione fondamentale per stimare il budget della tua azienda.

Devi sapere in anticipo quali uscite arriveranno nelle prossime settimane e confrontarle con gli incassi attesi. È il principio base del cash flow.

Penso che non sia possibile dare un’indicazione buona per tutte le aziende. Piuttosto, ragionerei a partire dalle tue esigenze di imprenditrice e dalla complessità della tua azienda. Le mie clienti, per esempio, apprezzano i fogli di Google Drive perché, lavorando da remoto, possono consultare il file con lo scadenziario aggiornato in ogni momento. Anche Excel può essere un efficace strumento, a patto di compilarlo e consultarlo con costanza. Quando invece l’attività diventa più complessa, può valere la pena investire in un software gestionale integrato. Molti software di fatturazione includono uno scadenzario collegato direttamente alle fatture emesse e ricevute: quando viene registrata una fattura, la scadenza entra automaticamente nel sistema.

Ma qualunque strumento tu scelga, lo scadenzario non lavora da solo, va aggiornato con regolarità, conoscendo molto bene tutti gli appuntamenti fiscali e i pagamenti dell’anno.

Facciamo allora un riepilogo delle principali scadenze che ogni imprenditrice deve avere sempre a mente, per poi passare allo strumento più utile per monitorarle.

Come abbiamo visto, la scadenza aziendale più importante da rispettare è quella del 16 del mese che, se cade di sabato o di domenica, slitta automaticamente al primo giorno lavorativo utile. Entro questa data si devono pagare, tramite modello F24:

1. l’IVA del mese precedente oppure del trimestre precedente, a seconda dei casi
2. i contributi e le tasse sui dipendenti
3. le ritenute di acconto trattenute ai fornitori

Vanno pagati tutti entro il 16, ma gli F24 a essi relativi arrivano in momenti diversi e non tutti dal commercialista. Inoltre, quelle appena elencate non sono le uniche tasse che un’azienda come la tua potrebbe trovarsi a pagare.

Vediamole quindi tutte, una per una.

L’IVA del mese viene calcolata dal tuo commercialista. Come sai, per poterla quantificare, lo studio a cui ti sei affidata ha bisogno di 3 cose:

• le fatture di vendita
• le fatture di acquisto
• i movimenti bancari
  

I movimenti bancari gli servono perché deve incrociarli con le fatture ricevute, così può verificare se ci sono dei pagamenti per cui non è ancora presente il giustificativo. Solo quando ha tutto può calcolare l’IVA e preparare l’F24. È per questo motivo che può inviartelo solo in una data molto vicina al 16 del mese.

I commercialisti con cui collaboro per conto delle imprenditrici mie clienti mi dicono spesso che la cosa più importante per rendere questo adempimento snello è una buona organizzazione: se ricevono la documentazione del mese precedente (per esempio, quella di febbraio per marzo) in ordine e per tempo, possono a loro volta preparare e inviare l’F24 intorno al 10 o al 12 del mese.

In generale, ho visto che per tante imprenditrici l’appuntamento del 16 è abbastanza facile da ricordare, proprio perché il commercialista manda l’F24 sotto scadenza.

Altro caso è quello dell’azienda che paga l’IVA ogni 3 mesi invece che ogni mese. Qui le scadenze sono diverse e sono 4 all’anno (per esempio, il 16 maggio, il 16 agosto, il 16 novembre e il 16 marzo), con una piccola maggiorazione dello 0,33% per trimestre a titolo di interessi.

Mensile o trimestrale che sia, l’IVA va pagata indipendentemente dal fatto che i clienti abbiano già saldato le tue fatture e questo è uno degli aspetti che genera più ansia in chi gestisce un’azienda.

Qui parlo a chi ha dipendenti. Le imprenditrici che affianco io, di solito, ne hanno uno o al massimo due perché solitamente utilizzano altri collaboratori autonomi.

In ogni caso, basta un dipendente solo per rientrare nella casistica delle PMI che devono pagare, oltre agli stipendi, anche le tasse e i contributi per i lavoratori subordinati, cioè:

• L’IRPEF: viene calcolata per scaglioni di reddito e sei tu imprenditrice che, operando come sostituto d’imposta, devi trattenerla dallo stipendio del dipendente e versarla allo Stato
• I contributi INPS: vengono calcolati sull’imponibile previdenziale; una parte è a carico del dipendente mentre l’altra, più consistente, è a carico dell’azienda
• Le addizionali regionali e comunali: variano in base alla regione e al comune di residenza del dipendente e vengono trattenute dallo stipendio in rate mensili

È il consulente del lavoro a occuparsi del loro calcolo. Quindi, se non hai ancora dipendenti e stai valutando di assumere una persona, tieni conto che, oltre al commercialista, dovrai affidarti anche a questo professionista.

Funziona così: all’inizio del mese successivo a quello considerato per il calcolo (per esempio, all’inizio di maggio in riferimento ad aprile), devi inviare le presenze del mese al consulente del lavoro, che elabora i cedolini tenendo conto anche degli eventuali rimborsi spese.

I cedolini devono essere pronti per essere pagati entro il 10 del mese.

In contemporanea, il consulente del lavoro prepara l’F24 per i contributi, che vanno pagati entro il 16 del mese. Attenzione: questa è la scadenza più importante, perché non pagare i contributi dei dipendenti espone a sanzioni molto serie!

La scadenza relativa al pagamento delle ritenute di acconto è quella che sfugge più spesso perché non te la ricorda nessuno. È facile dimenticarla soprattutto quando si hanno pochi fornitori che la applicano.

Per capire come funziona, facciamo un esempio.

Immaginiamo che tu, imprenditrice e titolare di una PMI, decida di acquistare delle consulenze da un libero professionista che applica la ritenuta di acconto. Nell’emettere la fattura, il professionista ti chiede di pagare il suo compenso più l’IVA e trattenere il 20% dell’imponibile. Questo 20% non va al professionista, ma devi versarlo direttamente tu all’erario entro il 16 del mese successivo, in quanto sostituto d’imposta.

Quindi, per capire meglio, se il professionista emette una fattura da 100 euro di imponibile, il calcolo sarà:

100 di imponibile
+ 22 di IVA
– 20 (cioè, il 20% di 100) di ritenuta di acconto
= 102 euro che tu imprenditrice paghi al professionista

Lui riceve i 102 euro da te, mentre tu devi versare i 20 euro di ritenuta di acconto all’erario.

È importante sapere che:

• quella che fa fede per capire la data in cui bisogna pagare la ritenuta è la data di pagamento della fattura, non la data in cui il professionista l’ha emessa
• se hai fornitori con questa caratteristica, ogni volta che paghi una loro fattura devi prenderne nota, registrando l’importo della ritenuta di acconto che hai trattenuto
  

A fine mese devi fare il conteggio di tutti gli importi e comunicare tu al commercialista l’elenco delle fatture pagate con ritenuta di acconto e il totale complessivo, così potrà preparare l’F24 da pagare entro il 16 del mese.

Le aziende che hanno aderito al concordato fiscale preventivo pagano alcune imposte a rate. Se stai pensando di aderirvi, forse sai già che in questo caso il commercialista ti invia l’F24 all’inizio del mese e quindi non sotto scadenza. Il che significa che sarai tu o chi gestisce l’amministrazione per te a doversi ricordare di pagare le tasse entro fine mese.

Il 16 marzo di ogni anno, a partire dall’anno successivo a quello di inizio attività, devi provvedere al pagamento della vidimazione dei libri sociali. Il commercialista ti invia l’F24, ma ti consiglio di tenere nota del fatto che dovrai pagare questa tassa, fin dall’inizio dell’anno, per non farti trovare impreparata e per avere sempre a portata di mano la quietanza di pagamento nel caso qualcuno te la chiedesse.

Per tenere sotto controllo gli F24 da pagare, utilizzo uno strumento semplice e allo stesso tempo molto utile per avere il polso della situazione: lo specchietto degli F24.

All’inizio dell’anno o della collaborazione con una nuova imprenditrice, creo un file condiviso con la mia cliente in cui elenco tutte le scadenze previste per gli F24:

• IVA mensile o trimestrale
• contributi dei dipendenti
• ritenute di acconto
• rate per chi ha aderito al concordato fiscale preventivo
• vidimazione dei libri sociali

Compilo lo specchietto ogni mese man mano che arrivano gli F24 e nel caso delle ritenute di acconto, lo aggiorno ogni volta che viene pagata una fattura con ritenuta: annoto la fattura, l’importo trattenuto e la data di pagamento. Poi, a fine mese, calcolo la somma e comunico tutto al commercialista in modo che prepari l’F24 per il versamento dell’importo entro il 16.

Così, in qualsiasi momento, la mia cliente può vedere a colpo d’occhio se è stato tutto pagato e cosa dovrà essere ancora versato.

Alcune scadenze ricorrono ogni mese, altre invece si concentrano in certi periodi dell’anno. È importante tenerne nota per avere una pianificazione annuale di tutti i pagamenti legati a tasse e contributi. Ecco un elenco dei momenti da segnare:

• Entro il 16 del mese devi pagare:
  – l’IVA del mese precedente, se sei una contribuente mensile, oppure del trimestre precedente se paghi l’IVA ogni tre mesi
  – i contributi e le tasse sui dipendenti: IRPEF, contributi INPS e addizionali comunali e regionali
  – le ritenute di acconto trattenute ai fornitori nel mese precedente
  – la vidimazione dei libri sociali, che deve essere pagata il 16 marzo di ogni anno a partire dall’anno successivo all’apertura dell’attività

• Nei mesi di giugno e luglio scadono i saldi IRPEF, IRES e IRAP dell’anno precedente insieme ai primi acconti per l’anno in corso (è in questo periodo che si concentrano in poco tempo molti pagamenti per importi significativi)
• Il mese di dicembre è il secondo momento critico perché si pagano gli acconti IVA e si chiudono le scadenze societarie di fine anno
• Il primo trimestre di ogni anno è il momento dedicato alla ripartenza: si regolarizzano le posizioni dell’anno precedente e si impostano le scadenze del nuovo anno

Meno ansiogene di quelle fiscali, le scadenze dei fornitori, per quanto flessibili, non vanno sottovalutate. Dipende dall’importanza dei singoli fornitori per la tua azienda e dagli accordi che hai preso con loro. Di solito, le imprenditrici con cui lavoro devono gestire due situazioni principali:

1. I pagamenti ai fornitori con cui sono state concordate scadenze tassative. Parliamo dei partner indispensabili per portare avanti il business e che possono decidere di non fornire il servizio o la merce se non pagati secondo gli accordi. In questi casi, a meno che il singolo fornitore non mandi un alert per ricordare di saldare la fattura, è necessario tenere a mente le scadenze di pagamento in autonomia.
2. I pagamenti ai fornitori che chiedono un accredito con bonifico invece che con ricevuta bancaria (RiBa). Come sai, nel caso delle fatture da saldare con bonifico devi prendi tu l’iniziativa e segnare le scadenze. Dunque devi anche organizzarti mensilmente per guardare tutte le fatture in scadenza e decidere cosa pagare. Se invece il fornitore invia una ricevuta bancaria (RiBa), questa arriva direttamente in banca. Il tuo referente te lo notificherà e a quel punto la pagherai. 
   

Attenzione, però, il vero rischio con i fornitori, tolti quelli critici per il tuo business, non è tanto il fatto di dimenticare la scadenza, quanto quello di non avere fondi sufficienti per pagare le loro fatture, cioè di non avere abbastanza liquidità. Qui si apre un discorso ben più ampio, cioè quello del cash flow e del budget finanziario, a cui dedicherò degli articoli di approfondimento.

Per ora limitiamoci a capire come gestire efficacemente le scadenze.

Lo scadenziario aziendale che ti ho presentato all’inizio di questo articolo non basta ad assicurarsi che i pagamenti siano in ordine e che le fatture siano state pagate. Serve innanzitutto una buona organizzazione:

• stabilire uno o due momenti fissi a settimana da dedicare all’amministrazione e al controllo di gestione è un ottimo modo per abituarti a monitorare entrate e uscite
• archiviare ordinatamente le fatture: ogni documento che arriva va archiviato subito
• aggiornare lo scadenzario quando si riceve una fattura o un F24 da pagare, poi quando vengono eseguiti i pagamenti, per eliminare le rate già pagate

Ma io so già cosa stai pensando “Non ho il tempo di fare anche questo!”

Parlando con le mie clienti, ho notato che, tra tutte le scadenze che un’azienda deve rispettare, quella del 16 del mese è sicuramente l’appuntamento che pensa di più. Molte delle imprenditrici che affianco come Assistente Virtuale e responsabile amministrativa fractional mi raccontano che, prima di delegare la gestione dell’amministrazione a un’altra persona, vivevano con una certa ansia l’approssimarsi di questa data.

Alcune si ritrovavano a pagare le tasse e i contributi a ridosso del 16, senza alcuna pianificazione. Sentivano di non avere il polso delle entrate e delle uscite e sapevano di andare alla cieca, ma non riuscivano a organizzarsi altrimenti. Altre, dopo aver provato alcuni strumenti fai-da-te (parlo di liste, promemoria e accorgimenti nati più dall’intuizione che da un metodo consolidato), finivano per abbandonarli o per usarli alla bell’e meglio.

In entrambi i casi, la frustrazione per loro era sempre notevole.

Lo capisco molto bene.

Per oltre trent’anni anche io sono stata imprenditrice, ero a capo dell’azienda della mia famiglia e ne seguivo personalmente l’amministrazione e oggi metto a disposizione delle mie clienti le competenze e l’esperienza maturata allora. 

A chi mi dice che la gestione delle scadenze aziendali è un incubo, quindi, rispondo che sì, è vero. Pagare le tasse e i contributi in tempo è stressante, ma averne il controllo è alla base della solidità finanziaria dell’impresa, grande o piccola che sia.

Fa parte del pacchetto di chi decide di aprire un’azienda.

Bisogna occuparsene per forza, ma non necessariamente in prima persona o comunque non da sole.

Molte imprenditrici non hanno dubbi: affidano tutta la gestione amministrativa al commercialista. È comprensibile, perché è la figura di riferimento per tutto ciò che riguarda le tasse. Quindi è naturale pensare che possa seguire anche il resto. In effetti, la gestione amministrativa è un servizio offerto da alcuni grandi studi, ma molti dei professionisti con cui mi interfaccio normalmente preferiscono non occuparsene, perché sanno bene che l’amministrazione è legata a doppio filo con la quotidianità di un’azienda.

Il commercialista è indispensabile per tutto ciò che riguarda la fiscalità, ma non vive il business come lo vivi tu da imprenditrice o come lo vive qualcuno che lavora a stretto contatto con te.

Tenere traccia delle scadenze, dei solleciti e dei pagamenti è un lavoro quasi quotidiano. Dunque, chi può occuparsi di questa gestione? 

Le possibilità sono 3:

1. puoi farlo tu stessa
2. puoi assumere una persona
3.  puoi valutare una terza via: delegare tutto a una professionista con partita IVA, un’Assistente Virtuale amministrativa o, come preferisco definirmi da qualche tempo, una responsabile amministrativa fractional.

La responsabile amministrativa fractional è una figura che aggiunge all’attività tipica dell’Assistente Virtuale amministrativa uno sguardo in più, quello imprenditoriale.
È il mio caso, perché metto al servizio delle mie clienti l’esperienza maturata in oltre 30 anni alla guida di un’azienda.

Gestisco per te i flussi amministrativi, aggiorno lo scadenzario, preparo i documenti per il commercialista e per il consulente del lavoro. Mi interfaccio direttamente con loro per tuo conto.

Allo stesso tempo, ti affianco e ti consiglio su come muoverti sotto il profilo amministrativo, per avere un buon equilibrio di cassa.

Una volta al mese, guardiamo insieme i report, verifichiamo le scadenze del mese successivo, pianifichiamo i solleciti e analizziamo l’equilibrio di cassa della tua azienda.

Se sei un’imprenditrice a capo di una piccola azienda e stai cercando una professionista con una lunga esperienza nell’amministrazione e nella gestione di un’impresa con cui confrontarti, contattami e fissiamo una call conoscitiva e senza impegno.